เครื่องมือบริหาร รายรับ รายจ่าย

การจัดการรายรับรายจ่ายนั้นเป็นหนึ่งในหัวใจหลักของผู้ที่ต้องการร่ำรวย เพราะถ้าเราไม่รู้ว่าเงินของเราหายออกไปทางใหนบ้าง หรือเงินเราเข้ามาทางไหน ก็คงยากที่จะเตรียมตัวรับมือป้องกันกับความเสียหายที่จะเกิดจากรายจ่ายที่เราไม่ทราบสาเหตุได้

การจัดการรายรับรายจ่ายไม่ได้หมายถึงการที่เราจะต้อง “ประหยัด” จนเกินไป แต่หมายถึงการที่เราจะต้องจัดรายรับรายจ่ายให้เป็นหมวดหมู่ที่สามารถตรวจอ้างอิงได้ คล้ายกับการทำบริษัทนั่นแหละ บริษัททั่วไปก็ต้องมีบัญชีรายรับรายจ่าย ตัวเราก็ต้องมีเช่นกัน

หนทางแห่งความร่ำรวยนั้น จะต้องมีการวางแผนเรื่องรายรับรายจ่ายที่ดี คุณอาจจะไม่เชื่อ แค่เพียงแต่เราแยกประเภทและทำการจดบันทึกรายรับรายจ่าย จะพบว่าเรามีหน้หรือรายจ่ายที่ไม่จำเป็นต่อชีวิตมากเพียงใด

เครื่องมือที่เราใช้ในการบริหารรายรับรายจ่าย นั้นเรียกว่า “งบประมาณหรืองบดุลส่วนตัว” นั่นเอง

การทำงบประมาณหรืองบดุลส่วนตัว ก็คือ การจัดระบบข้อมูลทางการเงินของตัวเราเอง ด้วยการคาดคะเนรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคตให้สอดคล้องกับรายได้ของเรา เพื่อเป็นตัวรับประกันว่าเราจะมีเงินเหลือพอใช้ในอนาคต การทำอย่งนี้จะช่วยให้เรามีทิศทางที่แน่นอนในการดำเนินชีวิต เป็นหลักยึดให้เราไม่หลงทาง เพื่อมุ่งสู่ความร่ำรวยต่อไปในอนาคต

ขั้นตอนการทำ งบประมาณหรืองบดุลส่วนตัว

ขั้นตอนที่ 1 : ต้องรู้ที่มาของรายได้

การทำงบประมาณนั้นเริ่มต้นจากการ “รู้ที่มา” ของกระแสเงินสดก่อน เพราะเป็นข้อมูลเบื้องต้นที่จะใช้ทำนายความต้องการใช้เงินที่จะเกิดขึ้นในอนาคต การทำงบประมาณจึงเริ่มด้วยการหาที่มาของเงินก่อนนั่นเอง

รายได้อาจจะมาได้จากหลายทาง ซึ่งส่วนใหญ่จะเห็นได้อย่างชัดเจนและระบุเป็นตัวเลขที่แน่นอนได้ เช่น เงินเดือน เงินค่าจ้าง บำนาญ ค่าเช่า ดอกเบี้ยรับ เป็นต้น

แต่ยังมีรายได้อีกประเภทที่เอาแน่เอานอนไม่ได้ เช่น โบนัส ค่านายหน้า โอที เงินรางวัล เป็นต้น ซึ่งเราจะต้องแยกรายได้ทั้งสองแบบนี้ให้ได้

ขั้นตอนที่ 2 : รวบรวมรายจ่าย

การรวบรวมรายจ่ายเป็นเรื่องที่หลาย ๆ คนคิดว่าหน้าเบื่อ และยากต่อการจัดการ เพราะรายจ่ายนั้นมีมากมาย ไม่ว่าจะเป็น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต รวมไปถึงทุกสิ่งทุกอย่างที่เราซื้อมาด้วยเงิน

เราจะต้องจัดบันทึกนึกให้ออกว่า รายจ่ายของเรานั้นมีอะไรบ้าง และต้องจัดรายจ่ายให้เป็นหมวดหมู่เพื่อการจ่ายต่อการคาดคะเนรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

หมวดหมู่หลัก ๆ ของรายจ่ายมีดังนี้
– อาหาร
– ที่พักอาศัย
– สาธารณูปโภค
– ค่าใช้จ่ายในครัวเรือน
– เสื้อผ้า เครื่องแต่งกาย
– พาหนะ
– ค่าสื่อสาร
– สุขภาพ
– บันเทิง พักผ่อน ท่องเที่ยว
-ของขวัญและการบริจาค
– การออม
– จิปาถะและเบ็ดเตล็ด

โดยทั้งรายรับและรายจ่ายนี้ หมายถึง เงินทุกบาททุกสตางค์ที่ได้รับมาและจ่ายออกไป เราจะต้องบันทึกเอาไว้อย่างละเอียด เพราะว่าเรากำลังอยู่ในขั้นตอนการทำงบประมาณที่ตรงต่อความเป็นจริงมากที่สุด บางครั้งเราออาจคิดว่าค่าใช้จ่ายเล็กน้อย ๆ คงไม่มีผลอะไรกับงบประมาณของเรา แต่เอาเข้าจริงแล้ว เมื่อนำมารวมกันอาจจะกลายเป็นเงินก้อนใหญ่ที่เราคาดไม่ถึงเลยทีเดียว

ขั้นตอนที่ 3 : คาดคะเนรายจ่าย

สองขั้นตอนที่ผ่านมาเป็นเรื่องของการย้อนมองไปในอดีต แต่ขั้นตอนนี้เรากำลังมองไปข้างหน้า เพื่อวางแผนทางการเงินของเราให้มั่นคงนั่นเอง โดยส่วนใหญ่แล้วอาจจะมองไปข้างหน้ประมาณ 1 ปี แล้วลองทำบัญชีเงินเข้าออกดู

โดยปกติแล้วการคำนวณจะใช้ปัจจุบันเป็นพื้นฐาน แต่เราต้องอย่าลืมบวกอัตราเงินเฟ้อ หรือรายจ่าย รายรับที่จะเพิ่มขึ้นในอนาคตด้วย เพื่อให้ได้บัญชีงบประมาณที่ไกล้เคียงความจริงมากที่สุด

เพื่อให้ง่ายขึ้น เราควรแบ่งรายจ่ายในอนาคตออกเป็นหมวดหมู่ 3 ประเภทดังนี้

1. รายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประจำ  คือ รายจ่ายที่คงที่แต่ละเดือนหรือแต่ละช่วงเวลา เช่า ค่าเช่าบ้าน ค่าประกัน ค่าผ่อนรถผ่อนบ้าน เป็นต้น
2. รายจ่ายที่มีการผันแปร คือ รายจ่ายที่คาดเดายากที่สุด เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงตลอเวลา เช่น ค่าอาหาร ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ หรือ ค่ารักษาพยาบาล เป็นต้น
3. รายจ่ายพิเศษ คือ รายจ่ายเฉพาะกิจที่เราควบคุมได้ เพราะเราสามารถที่จะกำหนดได้เองว่า จะเกิดขึ้นเมื่อไหร่ และ จะจ่ายเท่ไหร่ เช่น ค่าท่องเที่ว ค่าของขวัญ ค่าเครื่องใช้ไฟฟ้า เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 4 : ทำสรุปงบประมาณ

เมื่อเรารวบรวมข้อมูลทั้งหมดได้แล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปก็คือการลงมือทำงบนั่นเอง โดยเราสามารถใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยได้ ที่ง่าย ๆ ก็ได้แก่ Microsoft Excel นั่นเอง

ไม่ว่าจะเป็นการทำบนกระดาษหรือเป็นการทำบนคอมพิวเตอร์ ให้เราลองตีตารางงบประมาณ ตามตัวอย่างดังนี้

บันทึกรายรับและรายจ่ายของเราให้หมด แล้วนำรายรับ ลบกับ รายจ่าย เพื่อดูว่า “มีเงินเหลือเท่าไหร่” เพราะงบประมาณที่ดีจะต้องมีความยืดหยุ่น และต้องมีเงินสำรองเพียงพอ หารเราต้องเผชิญกับรายจ่ายฉุกเฉินหรือการคาดคะเนรายจ่ายที่คลาดเคลื่อน

แต่ถ้า งบประมาณเกิด “ติดลบ” นั้น ก็อย่าพึ่งตกใจว่าปีหน้าเราจะไม่มีเงินใช้ ให้เราลองกลับไปดูอีกครั้ง แล้วพิจรณาว่า จะตัดค่าใช้จ่ายส่วนใหน หรือจะเพิ่มรายได้อย่างไรดี

ขั้นตอนที่ 5 :ติดตามและปรับปรุงงบประมาณ

สำหรับขั้นตอนสุดท้ายนี้ เป็นการตรวจสอบว่า เราคาดคะเนรายรัยรายจ่ายได้ดีแค่ไหน หรือเราควบคุมค่าใช้จ่ายได้ตามที่วางแผนไว้หรือเปล่า เพราะเมื่อทำงบเสร็จแล้วก็ต้องอย่าลืมติดตามผลด้วย

ในบางครั้ง การทำงบประมษรของเราอาจจะมีการผิดผลาดและไม่ถูกต้องเอาซะเลย อย่าเพิ่งท้อใจไปเสียก่อน เพราะการทำงบประมาณไม่ใช่เรื่องง่ายและไม่ใช่สิ่งที่จะทำสำเร็จได้ในครั้งเดียว แต่ต้องอาศัยการเอาใจใส่และปรับปรุงอยู่เรื่อย ๆ จนกว่าจะควบคุมการไหลของเงินได้

อย่างไรก็ตาม หากต้องการที่จะร่ำรวย ก็ต้องทำให้การทำงบประมาณสัมฤทธิผลอย่างเต็มที่ ก็ควรมีวินัยในการใช้จ่าย ให้อยู่ภายในจำนวนเงินที่กำหนดไว้ เหตุผลเพียงแค่ “อยากได้” ไม่ได้เป็นปัจจัยให้เราแก้ไขงบประมาณได้ โปรดควบคุมการใช้เงินของเราตั้งแต่วันนี้ เพื่อชีวิตที่ดีกว่าในวันหน้านั่นเอง

หลาย ๆ คนที่ทำสำเร็จ ยืนยันมาแล้วว่า เมื่อเราเห็นตัวเลขค่าใช้จ่าย จะพบว่าเราจ่ายเงินไปกับสิ่งไร้สาระมากแค่ไหน บางคนแค่เลิกกินกาแฟอย่าเดียวก็มีเงินเพิ่มขึ้นมากโข เราจะต้องใช้แรงกระตุ้นเรื่องความเป็นอยู่ที่สุขสบายในอนาคต มาเป็นแรกหลักที่ทำให้เราก้าวไปยังเป้าหมาย เราต้องรู้จักจริง ๆ ว่า ค่าใช้จ่ายอันไหนจำเป็น อันไหนฟุ่มเฟือย และอันไหนที่เราสามารถตัดออกไปได้ โดยใช้แค่การห้ามใจเราแค่นั้นเอง

ลองทำดู แล้าเราจะพบว่าหนทางแห่งความร่ำรวยอยู่ไม่ไกลกว่าที่เราฝันเลย